Как убедить руководителя говорить с сотрудниками на понятном им языке

Чек-лист 1

Правки руководства — один из самых болезненных этапов любого проекта. Особенно — когда дело касается официальных рассылок по компании, обращения топов, писем от СЕО или любых других инструментов вертикальной коммуникации.

Но любая коммуникационная кампания, продуманная HR и внутрикомом до мелочей, может провалиться, если вместо «человеческих» слов письмо от руководства будет звучать «по-чиновничьи», изобиловать бюрократизмами и сложными конструкциями.

Как перевести язык регламентов, документов и сложносочинённых бизнес-стратегий на человеческий язык?

И избежать ситуаций, когда менеджер ВК просто пересылает согласованные сообщения, даже не попытавшись внести и согласовать правки, скорректировать тональность, подачу, качество?

Тут есть две задачи:

• Первая — убедить самого руководителя в том, что tone of voice для каждой аудитории — крайне важная в современных коммуникациях штука. И добиться от него «ОК» на возможность поправить текст/речь/обращение. А потом ещё и согласовать поправленный материал.
• И вторая — это сам навык превращения тяжелочитабельных и труднопроизносимых текстов во вдохновляющие и понятные каждому смыслы.

По следам горячей рубрики #бесит — наш первый чек-лист. Про убеждение и согласование.

1. ПРОВЕДИТЕ РАЗВЕДКУ БОЕМ

Найдите в компании людей, кто часто общается с руководителем и имеет к нему «свой подход». Пригласите на чашку кофе и спросите совета: хочу поменять тональность выступлений/материалов/рассылок босса. Это реально? С чего начать? А может, вы с ним поговорите предварительно? Уверены, вы найдёте таких людей и получите помощь от них. Руководитель согласился изменить материал/текст выступления, и тогда…

2. ОБОСНОВЫВАЙТЕ

Объясните руководителю, что от того, прочитают ли обращение/письмо/статью его сотрудники, будут ли они внимательно слушать его выступление, зависит эффективность коммуникационной кампании.

Можете использовать аргументы - референсы:

• публичные выступления президента Путина и бизнес-гения Стива Джобса;
• выступления известных бизнесменов на больших конференциях в формате TED (можете видео прислать);
• материалы из авторитетных бизнес- и глянцевых журналов: рубрика «Правила жизни» в одноимённом журнале или авторские колонки бизнесменов в журнале «Форбс» — соберите ссылочки на них;
• найдите корпоративные и бренд-медиа с удачными колонками первых лиц компании и приведите их в качестве ещё одного аргумента.

«Ну ладно, делай правки, только покажи мне перед публикацией». Вам удалось убедить руководителя. Как согласовать с ним серьёзно перекроенный текст?

3. ПОКАЖИТЕ НА ПРАКТИКЕ

Вы поправили текст... Соберите все коррективы в один документ, структурируйте правки, разложите по полочкам. Отправляйте файл в режиме правок — и в идеале к каждому серьёзно переработанному куску прилагайте референсы.

Добавляйте комментарии и предложения,
выделив конкретные слова или фразы:

— Предлагаю заменить слово на более близкую нашим рабочим метафору. Например…
— Уточните, что именно имеется в виду. Без примера каждый сотрудник нарисует свою картинку, которая может отличаться от того, что мы хотим донести этим письмом. Вот вариант в качестве примера…

4. ПРАВИЛО ЗЕЛЁНОЙ РУЧКИ

Иногда правки вносят скринами, подчёркивая область, которую лучше отредактировать. В случае с руководством рекомендуем вам никогда не использовать красный цвет. Он у всех ассоциируется с ошибками, возвращает тебя в школу. А ведь цель правок — не указать на ошибки, а донести до босса необходимость совершенствования инструментов коммуникации.

Если есть возможность выбрать цвет комментариев, делайте их зелёными.

5. НИКАКОЙ ФАНТАЗИИ — ТОЛЬКО НАВЫКИ ПСИХОЛОГА

Вы внутриком, а значит — психолог. Поставьте себя на место сотрудника. И представьте, какие слова и эмоции вам хотелось бы услышать и почувствовать от первого лица. А потом попробуйте встать на место руководителя на трибуне и увидеть в каждом сотруднике дорогого человека, с которым хочется поделиться сокровенным и сделать для него что-то хорошее. Сократите время для «фантазии» и предложите свои варианты. Возможно, руководитель согласится именно с вашей подачей важных месседжей и всё согласует оперативно. Победа?

Ну а уметь писать ярко, вдохновенно, убедительно — один из ключевых навыков внутрикома. Проверить, насколько этот скил у вас прокачан, сможем на следующем чек-листе…