Чек-лист: соберите клуб в корпоративном музее

Корпоративный музей — прекрасное место для продуктивных встреч профессионального сообщества. В этом мы убедились, собрав наш InterComm Club в музее «Ингосстраха». Если в вашей компании есть такая площадка, рекомендуем повторить наш опыт. И чтобы результат не разочаровал, мы составили чек-лист по организации такого события.

1. Почему музей?

Убедитесь, что корпоративный музей — это площадка, которая отлично подходит для профессиональных встреч.

Современный корпоративный музей — это место, в котором можно отлично сочетать сторителлинг и живое общение. Технически оснащённые экспозиции дадут вашим гостям впечатляющий нарратив о вашей компании. При этом пространство музея можно использовать как для рабочих дискуссий, так и для неформального общения.

Мы выбрали музей «Ингосстраха», потому что он впечатляет своим оборудованием. Интерактивная экспозиция, применение дополненной реальности — это мало кого могло оставить равнодушным.

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

2. Зачем это нам нужно?

Сформулируйте для себя цели, ради которых вы собираете сообщество.

Организация такого события — это затраты. Чтобы ресурсы и финансы не были потрачены впустую, сформулируйте, какие результаты вы ожидаете. Это может быть:

• знакомство с историей вашего бренда/компании;
• создание репутации вашей компании как организации с высоким уровнем корпоративной культуры;
• формирование вокруг себя профессионального сообщества (мы собираем в InterComm Club специалистов по внутренним коммуникациям: руководителей HR- и PR-служб, директоров по развитию и т. д.);
• обмен опытом, обсуждение вопросов, важных для сообщества (мы говорили о ценности корпоративного музея для внутренних коммуникаций).

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

3. Кого пригласить?

Определите круг гостей.

Приглашение гостей не должно быть хаотичным. Чтобы достичь заявленных целей, участники сообщества должны представлять значимые для вашего сегмента организации и обладать высокой квалификацией.

Выбирая, кому отправить приглашение, мы учитывали:

• высокую репутацию компании на рынке;
• значительный уровень развития в компании внутренних коммуникаций и корпоративной культуры;
• статус приглашаемого представителя (профессионализм, экспертность и должность, позволяющая принимать решения в сфере внутренних коммуникаций).

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

4. Почему люди должны прийти к вам?

Придумайте привлекательное предложение для будущих участников.

Руководители и эксперты — люди занятые. К тому же ваши цели могут не всегда совпадать с их интересами. Поэтому, приглашая участников, подумайте о мотивации: что может быть привлекательным для них? Ради чего они будут готовы потратить своё время?

Наша задача немного упрощалась тем, что сообщество InterComm Club уже существует, его участники хорошо знакомы друг с другом и доверяют организаторам. Тем не менее мы сосредоточились на двух аспектах:

• эмоциональная составляющая: необычное место для встречи, погружение в интерактивную атмосферу музея компании «Ингосстрах»;
• профессиональная составляющая: дискуссии, обмен мнениями, общение.

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

5. Как работать с гостями?

Придумайте и проработайте сценарий встречи.

У встречи обязательно должен быть заранее написанный сценарий. Поручите его разработку сотрудникам, имеющим опыт в организации событий. Важные характеристики сценария:

• динамика: встреча должна состоять из разных блоков;
• разнообразие: чередуйте выступления, дискуссии и неформальное общение;
• сбалансированность: блоки не должны быть затянутыми;
• ориентация на гостей: не забывайте, что тема, интересная для вас (например, история вашего бренда/компании), не обязательно будет так же волновать ваших гостей;
• выверенный тайминг: нужно представлять, сколько времени займёт каждый блок и встреча в целом.

На встрече в музее «Ингосстраха» сначала представители компании провели экскурсию. Затем мы устроили дискуссию о том, какой потенциал такая площадка может иметь для внутренних коммуникаций компании. Завершилась встреча общением участников за небольшим угощением.

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

6. Как вовлечь участников?

Стимулируйте активное участие в ходе встречи.

Участники встречи не должны чувствовать себя простыми посетителями или, что ещё хуже, пассивными слушателями. Задавайте им вопросы, интересуйтесь их мнением, подталкивайте к обсуждению. Это не даст гостям заскучать, поможет им почувствовать себя полноправными участниками события.

7. Как всё прошло?

Получите фидбэк.

Обязательно соберите отзывы о прошедшей встрече. Это лучше всего делать устно в конце события. Почему? Во-первых, впечатления будут максимально свежими и эмоциональными. Во-вторых, если вы решите собирать фидбэк только письменно, онлайн после встречи, велика вероятность того, что участники забудут вам ответить. В-третьих, получив свежие отзывы, вы можете оперативно использовать их в пресс-релизах, сообщениях на сайте компании, в корпоративных социальных сетях и т. п.

Фото (с) Дмитрий Абросимов, InterComm Club в музее «Ингосстраха»

8. Что дальше?

Используйте эффект от встречи по максимуму.

Коммуникация с участниками не должна заканчиваться после завершения встречи. Собраться, а потом забыть об этом — это значит потратить ресурсы напрасно.

• Во-первых, напомните участникам о прошедшей встрече. Мы используем для этого сайт, почтовую рассылку, социальные сети. Опубликуйте там тексты, фотографии и видео со встречи: люди любят вспоминать хорошие события, позитивное общение.
• Во-вторых, продумайте, как сохранить установленные связи, как использовать результаты встречи.
• В-третьих, обязательно расскажите о событии через ваши медиаканалы. Встреча в корпоративном музее — это нестандартно, рассказ о ней хорошо визуализируется и привлечёт внимание аудитории. Пусть о событии узнают те, кто на нём не был.