Робо-HR: как в «Белагропромбанке» организовали «Цифровизацию HR-процессов»

Проект «Цифровизация HR-процессов» в банке направлен на оптимизацию HR-процессов, сокращение операционных расходов и повышение качества управленческих решений. На старте проекта существовала цифровая HR-система, которая имела недостатки, такие как сложность процедур, излишние потери рабочего времени и неиспользуемая аналитика. Целью было решить эти проблемы через внедрение роботов, виртуальных помощников и создание системы HR-аналитики.

«Позабыты хлопоты, остановлен бег…»

• Роботизация HR-процессов: Внедрение роботов в ресурсоемкие процессы, такие как «Ознакомление с приказами» и другие массовые подпроцессы, стало первым шагом к значительной автоматизации.
• Чат-боты и базы знаний: Внедрение чат-ботов на Web-портале и HR-сайте банка стало новым и эффективным инструментом для оптимизации консультационной работы и создания базы знаний для сотрудников и соискателей.
• Внутреннее производство: Все решения были реализованы внутренней командой банка, без привлечения сторонних организаций, что обеспечило высокий уровень вовлеченности сотрудников.
• Масштабирование и искусственный интеллект: Создание единой системы HR-аналитики и закладывание основы для внедрения интеллектуальных помощников с элементами ИИ в будущем.

Постановка проблемы

До 2024 года в HR-системе банка были проблемы, такие как сложность процессов, использование нескольких каналов коммуникации и необходимость дополнительных ресурсов для их поддержки. Все эти трудности приводили к снижению удовлетворенности сотрудников и низкой эффективности системы. В результате, банк решил внедрить роботизацию для улучшения работы и повышения лояльности персонала.

Футуристика уже сегодня!

Авторы проекта ставили следующие цели:

• Внедрение роботов в ресурсозатратные процессы и процессы расчетов с персоналом.
• Создание и внедрение виртуальных помощников (чат-ботов) на Web-портале и HR-сайте.
• Создание единой системы HR-аналитики для определения ключевых метрик и управленческих решений.
• Сохранение высокого уровня удовлетворенности, лояльности и вовлеченности персонала при внедрении изменений.

Робо-решение проблем

• Анализ и оптимизация процессов: В процессе анализа были выбраны самые ресурсоемкие процессы для роботизации. Например, «Ознакомление с приказами» и другие процессы, в которых часто возникали потери рабочего времени.
• Чат-боты: Чат-боты были внедрены для улучшения коммуникации и сокращения устных консультаций. Создание базы знаний и внедрение виджета в существующие системы позволили автоматизировать ответы на часто задаваемые вопросы.
• HR-аналитика: Разработка системы HR-аналитики включала в себя анализ данных, создание дашбордов и использование показателей для принятия управленческих решений.

«... работают роботы, а не человек!»

Результаты проекта:

• Экономия ресурсов: Внедрение роботов привело к высвобождению двух единиц штата и значительной экономии средств (106 тыс. бел. руб. / 3 млн. рос. руб. в год).
• Снижение расходов: Уменьшение расхода на бумажную продукцию и другие материалы на 1,1 тыс. бел. руб. / 30 тыс. рос. руб. в год.
• Увеличение вовлеченности: Создание единой системы HR-аналитики повысило удовлетворенность персонала до 4,85 баллов, что улучшило удовлетворенность, лояльность и вовлеченность сотрудников.
• Снижение текучести: Текучесть персонала за 9 месяцев 2024 года снизилась до 5,4%, что также является положительным результатом.
• Общий эффект от роботизации: Система позволила снизить ошибки и риски, связанные с человеческим фактором, а также оптимизировать более 80 бизнес-процессов.
• Подготовка к масштабированию: В проекте была заложена основа для внедрения интеллектуальных помощников с элементами искусственного интеллекта в 2025 году, что продолжит развитие цифровизации HR-среды.