05 февраля 2024

Разрабатываем продукт и тестируем на собственных сотрудниках — кейс TEAMLY

52
0

Год: 2024

Компания: QSOFT

Решение для управления знаниями в компании помогло ускорить разработку продукта, наладить онбординг и снизить текучку кадров. Повысилась эффективность бизнес-процессов и продуктивность сотрудников.

О проекте

Компания QSOFT создаёт и внедряет TEAMLY — платформу для совместной работы и управления знаниями, документами, задачами. Это аналог Confluence, которым пользуются крупные торговые, производственные, страховые и ИТ-компании. Отечественный сервис входит в реестр российского программного обеспечения. Команда TEAMLY тоже работает на собственной платформе. В этом кейсе поделились опытом, как создавать и использовать знания так, чтобы повысить продуктивность сотрудников.

Проблемы и задачи проекта

Когда наша компания начала расти, возникла проблема обмена информацией между сотрудниками. Увеличилось количество проектов и расширился круг задач, а процесс онбординга новичков шёл почти непрерывно. Уже невозможно было собраться всем в одном кабинете и быстро обсудить текущие вопросы на летучке.

Чтобы не допустить замедления бизнес-процессов и снижения производительности, решили перенести всё управление знаниями в TEAMLY. На тот момент у нас уже была собственная база знаний, но она оставалась довольно сырой. Вот какие проблемы предстояло решить:

Проблема № 1: в компании появились «тайные знания». Некоторые документы или важная информация находились на компьютерах у одного-двух человек. Если такой сотрудник уходил в отпуск, остальным требовалось время, чтобы найти нужный файл. Такая ситуация может существенно осложнить бизнес-процессы в компании любого масштаба. А база знаний поможет систематизировать рабочие материалы и открыть доступ к ним для всей команды.

Проблема № 2: сложно вводить в должность нового сотрудника. В маленькой команде новичок сразу погружается в работу, а вопросы тут же задаёт опытным коллегам. С ростом компании стало сложнее вводить работников в должность: нужную информацию люди получали медленно и в разрозненном виде. Проходило много времени, прежде чем они могли полноценно включиться в проекты. А ещё долгий онбординг может усилить текучку кадров — есть риск, что человек уйдёт, так и не разобравшись с задачами.

Проблема № 3: сотрудники не хотели пользоваться базой знаний. Сначала у команды была слабая мотивация создавать и искать материалы. Привычка использовать БЗ для решения рабочих задач формируется со временем, когда становится очевидна реальная польза.

Когда мы переносили управление знаниями в TEAMLY, ставили цель не только систематизировать рабочие процессы, но и тестировать функции продукта. Так мы могли получать честные отзывы от сотрудников и фиксить баги до официального релиза новой фичи.

Задачи проекта:

  • ускорить и автоматизировать онбординг новичков;
  • улучшить работу HR-отдела;
  • интегрировать базу знаний в текущие бизнес-процессы;
  • систематизировать знания;
  • ускорить процесс согласования документов;
  • повысить продуктивность сотрудников.

Реализация проекта

Базу знаний можно использовать в классическом и командном формате. В первом случае материалы пишет небольшое количество сотрудников, а остальные пользуются. Во втором — знания в базе создаёт вся команда с помощью инструментов совместной работы. В TEAMLY реализовали оба подхода.

Решение № 1: стандартизировали процессы — написали регламенты по единым шаблонам.

Любой бизнес-процесс — это огромное количество информации. Чтобы с ней было удобно работать, расписали все регламенты по единому шаблону и добавили инструкции для каждого шага. Сотрудники легко ориентируются, на каком этапе работы они находятся и выбирают нужную инструкцию.

Например, в отделе разработки все регламенты построены по такому алгоритму:

  1. Описание процесса.
  2. Условия начала процесса — блок про то, без чего нельзя приступить к работе.
  3. Этапы процесса со ссылками на инструкции.
  4. Итоги процесса.
  5. Вопрос — ответ.
  6. Чек-лист проверки себя.

Стандартизация дает ещё одно преимущество: подсвечивает, каких документов команде не хватает. Например, так произошло с базой знаний для нашего HR-отдела. Когда в TEAMLY перенесли рабочие материалы, выяснилось, что отсутствуют некоторые инструкции, шаблоны вакансий и скрипты собеседований. Все новые документы отдел разрабатывал уже, конечно, на собственной платформе.

Решение № 2: работу по всем проектам ведём в TEAMLY — создаём знания, а не просто сохраняем.

От проблемы «тайных знаний» избавились, когда сотрудники начали создавать, редактировать и согласовывать все документы только в TEAMLY. Если кто-то пишет статью в Google Docs и собирается позже перенести в БЗ, скорее всего, он забудет или решит вовсе этого не делать. Поэтому все работают сразу в TEAMLY — от административно-хозяйственного отдела до разработчиков.

Приведём примеры, как это реализовать на практике. Когда у сотрудника возникает вопрос к руководителю, можно ответить словами или написать в мессенджере. Наши тимлиды делают по-другому — объясняют непонятное в разделе «Вопрос — ответ» к соответствующему материалу в базе знаний. Информация сохраняется, и когда такой же вопрос появится у другого сотрудника, достаточно будет просто заглянуть в статью.

В базе знаний также можно сохранять готовые решения типовых задач. Например, презентации для клиентов мы создали в нашем сервисе и уже накопили множество разных вариантов. Когда нужно сделать ещё одну, просто выбираем подходящий референс, кастомизируем и получаем новую презентацию. В итоге тратим на такие задачи в 2–3 раза меньше времени.

На этапе создания базы знаний многие компании сталкиваются с вопросом: какие материалы туда стоит добавлять. Например, наш HR-отдел начал с таких статей:

  • информация о компании и корпоративной культуре — схема офиса, контакты сотрудников, стандарты работы с клиентами;
  • регламенты отдела — формы отчётов, описание бизнес-процессов;
  • информация о выплатах сотрудникам — расчёт премий и бонусов;
  • нормативные документы — устав и реквизиты компании, правила трудового распорядка.

Решение № 3: внедрили систему онбординга — прививаем культуру работы с базой знаний с первых дней в компании.

Нежелание сотрудников пользоваться базой знаний — это типичная проблема. Поэтому решили прививать новичкам культуру работы с БЗ с первых дней в компании. Для этого создали модуль обучения и онбординга.

Раньше новые сотрудники изучали рабочие документы в произвольном порядке, и это было неэффективно. Поэтому сделали обучающие курсы на основе статей из базы — функционал TEAMLY это позволяет. В конце каждого урока добавили блок тестирования, чтобы проверить знания. Теперь с самого начала ведём людей по правильному пути — приучаем работать с БЗ, самостоятельно искать и находить нужную информацию.

Чтобы оценить, насколько хорошо новички усваивают материал, пользуемся статистикой. Она показывает, какое количество сотрудников прошли курс и как справились с тестами.

Решение № 4: структурировали работу с базой знаний — выделили персональные пространства и настроили доступы.

Персональное рабочее пространство — это область базы знаний, отведённая группе сотрудников для решения определённых задач. В TEAMLY мы разделили пространства по компетенциям и по командам. Например, есть рабочие пространства дизайнеров, специалистов HR или бухгалтеров. А есть пространства для небольших юнитов, которые в данный момент заняты в одном проекте.

В командной работе с базой знаний используем следующие инструменты:

  • Комментирование по тексту. Функционал напоминает Google Docs: материалы удобно обсуждать, при этом всем участникам процесса не обязательно быть онлайн.
  • Совместная работа над статьями. Когда текст готов, запускаем цепочку согласования — каждый ответственный получает уведомление, смотрит документ, принимает его или отправляет на доработку.
  • Подписка на материалы. Ускоряет согласование и помогает участникам команды быть в курсе важных изменений. Сотрудник видит, что в каком-то документе требуются его действия и оперативно подключается к задаче.

При работе с пространствами обращаем внимание на точные настройки доступа. Они открывают необходимые для работы статьи, но при этом помогают сохранить конфиденциальность некоторых документов.

TEAMLY позволяет давать доступ к материалам отдельным сотрудникам или сразу целым командам. Это удобно: когда появляется новый человек, его достаточно добавить к нужному юниту, и все доступы открываются автоматически.

В нашей базе знаний есть также общее пространство, куда выкладываем нужные всем сотрудникам материалы. Например, HR-отдел создал там статьи с информацией о компании, стандартами работы с клиентами и загрузил нормативные акты.

Решение № 5: управляем проектами — планируем задачи и отслеживаем успехи сотрудников.

Мы планируем задачи с помощью умных таблиц. Это многофункциональный инструмент для систематизации данных в различных формах: задачи, информация о сотрудниках, библиотека справок, управление целями. По сути, это база данных, для создания которой не требуются навыки программирования.

С помощью умных таблиц можно легко создавать срезы данных, которые отображают определенную выборку информации. Эти срезы позволяют фильтровать, сортировать и группировать данные по заданным фильтрам, обеспечивая гибкость и удобство в работе с информацией.

Умная таблица может быть представлена в двух видах отображения: табличном и канбан-формате.

Внутри команд мы используем этот инструмент для управления задачами в командах разработки и маркетинга. В формате канбан таблица удобна своей наглядностью: сразу видны статусы по задачам и загрузка ответственных. Руководителю отдела проще принимать решения, когда вся важная информация перед глазами.

Результаты проекта

Перенос совместной работы и управления знаниями на собственную платформу позволил нам решить все задачи, которые ставили в начале проекта.

Качество и скорость разработки продукта увеличились в 1,5 раза. Это стало возможным, потому что мы вовлекли всю команду в процесс создания знаний.

Текучесть кадров снизилась. Эффективный онбординг помогает новичкам быстрее разобраться с задачами и влиться в команду.

Увеличилась продуктивность. Сотрудникам больше не приходится изобретать велосипед. Теперь на все процессы есть чёткие регламенты, инструкции и даже готовые решения.

Упростилось планирование развития сотрудников. Уже на этапе онбординга можно тестировать знания и примерно понять, как и в каком направлении следует развивать работника.

Признание профессионального сообщества. В 2023 году платформа TEAMLY выиграла пять золотых и две серебряные номинации в ежегодной премии Tagline Awards.

Смотрите сайт

Добавить избранное:

Комментарии

Написать
Подпишитесь на наш ежемесячный дайджест самых интересных новостей
персональных данных
Поздравляем!
Вы подписались
на ежемесячный дайджест
Закрыть