Кейс: интранет K-Team на 1200 сотрудников для ИТ-компании Innostage

Решение объединило разрозненные сервисы, помогло создать полноценные цифровые рабочие места для сотрудников, прописать понятную оргструктуру, наладить внутренние коммуникации и запустить трансформацию корпоративной культуры.

О компании

Innostage - российская ИТ-компания, которая создает проекты по комплексному обеспечению кибербезопасности для предприятий ключевых отраслей экономики и госорганизаций. В штате трудится более 1 200 сотрудников.

О ситуации

В компании не было единого информационного центра — пространства для сотрудников, где были бы собраны все новости и полезные сведения о процессах в компании. Выходил регулярный дайджест новостей Innostage, но пока собирали выпуск, данные успевали устареть. Очень часто информацию приходилось буквально по крупицам выуживать из почты и Telegram-чатов.

Это негативно сказывалось и на корпоративной культуре компании. Innostage не хватало инструмента, который объединил бы 1200 человек. Если в компании работает 20-30 сотрудников, можно пройтись по офису, пообщаться и спросить, что нового произошло у коллег. Если их за тысячу — уже не узнаешь, как прошел школьный матч у сына начальника отдела или куда съездил в отпуск любитель путешествий из отдела маркетинга.

Дистанция между сотрудниками росла пропорционально их численности. Стало понятно, что компании необходима платформа, где сотрудники могут познакомиться друг с другом, посмотреть на структуру компании, узнать, какие люди в ней работают, чем они занимаются, какие у них интересы. А ещё она должна была объединить разрозненные внутренние сервисы: для заказа справок или корреспонденции, оформления отпусков, вызова такси и многих других мелких организационных задач.

Ключевые задачи проекта

• Вовлечь сотрудников в корпоративную культуру
• Объединить в одном месте все внутрикорпоративные сервисы и заявки
• Создать полноценные digital workplace
• Повысить качество информирования и сервисов для сотрудников
• Интегрировать корпоративный портал с внутренними информационными системами компании: 1С, AD, ЭДО

Решение 

Этап 1 — поиск поставщика

Еще на входе руководство приняло решение внедрять «Битрикс24», так как у HR был опыт работы с платформой. Еще один важный момент - отечественное решение быстро развивается с учетом изменений на рынке и потребностей пользователей. 

Создавать что-то с нуля или делать кастомную разработку на «Битрикс24» не хотелось — слишком долго и дорого. Поэтому в Innostage искали подходящий коробочный продукт на базе платформы.

В процессе выбора в Innostage смотрели на 3 фактора:

• Совпадение по ценностям с будущим ИТ-подрядчиком — так сотрудничество не превратится в нервотрепку, а на выходе получится продукт, который устраивает команду. 
• Прозрачность ценообразования — важно понимать, за какие функциональные модули и сколько заплатит компания. 
• Возможность тестового развертывания продукта — чтобы «пощупать» и понять, насколько компании подходит конкретное решение.

В итоге выбрали ГК «КОРУС Консалтинг» и его коробочный продукт K-Team. Фактически это надстройка над «Битрикс24» для быстрого развертывания корпоративных порталов.

Этап 2 — MVP

Были установлены сжатые сроки для реализации проекта — 30 дней. За это время удалось собрать минимально жизнеспособный продукт и запустить действительно важные сервисы: новостной канал, дни рождения, информация о новых сотрудниках, банк идей. За это же время настроили интеграции с «1С», чтобы как можно меньше времени тратить на ручной труд.

Этап 3 — работа с внутренним клиентом

Компания представила MVP внутреннему клиенту — сотрудникам. Для этого организовали одновременно очную и онлайн-презентацию портала. Собралось не меньше 500 человек — и это только в онлайн-формате. В рамках презентации HR не только рассказали о проекте и стратегии его развития, но и показали сам продукт. При этом демонстрация шла не на статичных картинках, а на самом продукте — портале.

Этап 4 — доработка и выпуск

В течение трех месяцев команда собирала обратную связь от сотрудников и 

подкручивала технические моменты. Затем на портале добавили функциональные модули: обучение, бронирование рабочих мест, геймификация и магазин мерча.

Этап 5 — сопровождение

Запуск ИТ-продукта в прод — это не конец ИТ-проекта, а во многих случаях только «разогрев». После второй презентации команда начала проверять с коллегами гипотезу ценности, отслеживать статистику: в какие разделы заходят чаще, кто, каких инструментов не хватает сотрудникам. Запустили на портале банк идей, туда сотрудники Innostage вносят самые разные предложения по доработкам и фичам. Всю эту информацию используют для формирования дорожной карты развития портала.

Кратко о результатах

• Порталом K-Team ежедневно пользуются 800 сотрудников.
• Сервисы компании объединены на одной платформе.
• Подача заявок автоматизирована с помощью личного кабинета сотрудника
• Запущены новостная лента, магазин призов, личные блоги.

• На портале появился встроенный модуль бронирования. В своем личном кабинете сотрудники видят план этажа и свободные столы, а потом бронируют нужный.
• Появился модуль обучения с постоянно увеличивающейся линейкой онлайн-курсов без скучных регламентов и многочасовых видео.

• CEO Innostage ведет собственную колонку в интранете, где пишет статьи на отраслевые темы, проводит активности для сотрудников и делится новостями компании.

• Активно развивается банк идей, где сотрудники предлагают разнообразные улучшения для портала и не только.

Портал меняет корпоративную культуру в компании, делает команду более сплоченной. Это не только ежедневный канал информации для сотрудников, но и хороший инструмент, который позволяет использовать неформальный tone of voice и разговаривать с людьми напрямую.