Лебедь, рак и щука: как синхронизировать работу разных отделов, чтобы проекты не буксовали

Автор

Павел Рахман

Управляющий партнёр агентства hq.events

Я часто замечаю, что в проектах с участием нескольких подразделений слабое звено — их взаимодействие. Задачи передаются без общего контекста, процессы затягиваются, ответственность размывается, решения откладываются. В результате проект движется с трудом или может вовсе застрять.

Не раз сталкивался с парадоксом: команда сильная, люди опытные, а работа над проектом идёт тяжело. На первый взгляд кажется, что дело в людях. Но часто выясняется, что причина подвисших задач в другом — в отсутствии чётких правил синхронизации между отделами.

В статье делюсь тем, что помогло нам выстроить процессы для слаженной работы: чтобы команды не стопорили, а дополняли друг друга.

Что тормозит работу кросс-функциональных команд

Каждый отдел работает по своей логике. Продюсеры думают сроками и рисками, креативщики — гипотезами и охватностью, разработчики — архитектурой и стабильностью. Это естественная ситуация. Сложности у кросс-функциональных команд появляются, когда отделы:

• по-разному видят приоритеты и конечный результат;
• неодинаково понимают профессиональные термины;
• не имеют чётких правил принятия решений на стыке функций.

В таких условиях даже корректно поставленные задачи с чёткими сроками выполняются тяжело.

Как определить рассинхронизацию

Когда проекты буксуют и показатели падают, первоочередная задача — провести инспекцию и выявить ключевую проблему. Часто при опросе сотрудников выясняется, что задачи стоят на месте, потому что смежный отдел не выполнил часть работы или выполнил не так, как нужно.

Причину рассогласованности предлагаю выявлять по этим пунктам.

Проверьте терминологию: соберите 15–20 важных слов проекта и попросите специалистов из разных проектов дать определение. Высока вероятность, что они понимают слова по-разному.

Визуализируйте ответственность: у кого какая роль и задачи, кто отвечает именно за согласованность и принимает финальные решения. Мы в агентстве использовали для этого матрицу RACI на платформе Miro.

Оцените развитие конфликтов: обратите внимание, сколько времени длятся обсуждения без результата и как часто профессиональные споры переходят на личности. Можете попросить кого-то из участников составлять протоколы встреч.

Как синхронизировать кросс-функциональную команду

Для решения этой проблемы мы в hq.events сосредоточились на пяти аспектах: уделили внимание общему пониманию терминов, оцифровали схему взаимодействия команд, назначили ответственных за кросс-проекты и дали им полномочия в принятии решений, провели между отделами экскурсии в сферы друг друга и позаботились о культуре взаимоуважения. Ниже рекомендации по этим пунктам.

1. Найдите общий язык: на основе определений слов, которые вы получили от специалистов, составьте корпоративный словарь. Можете дополнительно посоветоваться с экспертами, а также опираться на данные из толковых и этимологических словарей.

Определения должны быть ёмкими и максимально простыми. Например, бэклог — упорядоченный список поступивших задач и требований в рамках одного проекта. Груминг — регулярный пересмотр бэклога и переоценка задач, буквально означает «причёсывание».

2. Оцифруйте взаимодействия: составьте схему движения единиц информации от отдела к отделу, от специалиста к специалисту в рамках общего проекта. Посмотрите, чего в этой цепочке не хватает: чьи сильные стороны необходимо задействовать, какие каналы коммуникации настроить.

Каналом коммуникации может быть не только чат, но и платформа для совместной работы. Например, «Фигма»: в ней каждый сотрудник видит дизайн-макеты и может задействовать их на своём участке работы.

3. Пропишите регламенты: составьте общие правила действий при возникновении спорных моментов. Например, установите лимит времени на дискуссии. Назначьте ответственных за интеграцию работы, чтобы они удерживали фокус команды на целях проекта и имели полномочия определять приоритеты. В моей практике это было ключевым успешным действием.

Попросите ответственного формулировать новое правило после каждой спорной ситуации и доводить его до сведения участников. Таким образом, одни и те же ситуации не будут повторяться.

4. Погрузите коллег в сферы друг друга: дайте им базовое представление о функциях, инструментарии и ограничениях смежных областей. Так сотрудники перестанут требовать невозможного от коллег из другого подразделения, скорректируют приоритеты и смогут задавать друг другу точные вопросы.

Вы можете запланировать регулярные созвоны с демонстрацией экрана. Мы в агентстве организовывали сотрудникам бизнес-симуляции с погружением в разные области.

5. Фиксируйте успешные кейсы: подмечайте моменты, когда положительный результат был достигнут общими усилиями подразделений. Публикуйте эти кейсы в общих чатах и благодарите коллег за слаженную работу. А также в целом поддерживайте культуру взаимоуважения и проводите тимбилдинги для укрепления эмоциональной связи и сплочения.

Как понять, что синхронизация выстроена

Предлагаю замерять прогресс интеграции команды с помощью этих метрик:

1. сколько времени уходит на цикл согласований;
2. как часто и сколько раз задачи возвращаются на доработку.

Например, задача была выполнена за 12 рабочих дней и при этом три раза возвращалась на доработку. Через месяц аналогичная задача была выполнена за семь рабочих дней и дорабатывалась один раз.

Что обычно не решает проблему

Если нет системного подхода и применяются отдельные меры, эффект может быть краткосрочным. Примеры ошибок:

• увеличить количество встреч, не определив ответственного;
• компенсировать управленческие пробелы неформальными активностями;
• перегрузить отделы соглашениями по ходу дела, не оговорив их «на берегу».

Итог

По опыту нашего агентства hq.events видно: если у команды есть понимание терминологии, чёткая схема взаимодействия, заранее оговорённые правила для спорных ситуаций и ответственные за результат, количество сбоев на стыках снижается. Проекты выполняются быстрее и предсказуемее, а решения принимаются без затяжных обсуждений.

Лебедь, рак и щука тянут воз в одном направлении, при этом не теряют свою суть и привычную среду.

Комментарии

Написать